Abrechnung eigener Ladeinfrastruktur: Was Unternehmen rechtzeitig beachten müssen

Immer mehr Unternehmen stellen nicht nur ihre Flotten auf Elektroautos um, sondern bieten in dem Zuge auch ihren Mitarbeitenden sowie Gästen und Lieferanten die Möglichkeit, Elektrofahrzeuge auf dem Unternehmensgelände zu laden.

Als Betreiber einer eigenen Ladeinfrastruktur kommt dabei aber ein ganz neues Thema auf: Fuhrpark-Manager sehen sich schnell mit der Frage konfrontiert, wie sie eine transparente und möglichst automatisierte Abrechnung gewährleisten können, wenn unterschiedliche Parteien laden – dabei ist das gar nicht Teil ihres Kerngeschäfts. Im Zweifel hat niemand im Unternehmen Zeit, diese Zusatzaufgabe zu übernehmen. Damit das Laden einfach läuft, braucht es deswegen ein gutes Abrechnungstool und einen starken Partner.

„Vor zwei Jahren haben wir begonnen, unsere Firmenflotte sukzessive auf E-Fahrzeuge umzustellen. Die ersten Herausforderungen kamen schneller als gedacht – und zwar nicht beim Fahren, sondern beim Laden und Abrechnen.“

So oder ähnlich könnte ein Erfahrungsbericht eines Fuhrpark-Managers lauten. Denn wie genau die Abrechnung der Ladevorgänge an den Ladestationen laufen soll, darüber machen sich viele Unternehmen erst im laufenden Betrieb Gedanken.

• Wer lädt eigentlich? Nur Dienstwagenfahrende? Oder auch Lieferanten und Gäste?
• Können Mitarbeitende mit E-Auto als Benefit ebenfalls laden? Oder zumindest zu vergünstigten Tarifen?
• Und dürfen Dienstwagenfahrende auch zu Hause laden und abrechnen?

Auch, wenn du dir noch keine konkreten Gedanken dazu gemacht hast – spätestens die Personalabteilung und Buchhaltung werden diese Fragen stellen. Es ist also gut, sich frühzeitig diese Fragen zu beantworten und alle wichtigen Stakeholder rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen.

Wer als Unternehmen auf E-Mobilität umsteigt, fängt erfahrungsgemäß mit ein paar wenigen Ladestationen an. Mit einem Lade- und Energiemanagement wie ChargePilot lassen sich die einzelnen dienstlichen Ladevorgänge gut steuern und überwachen.

Der nächste Schritt ist dann meist die Einführung von Laden @home.

Mitarbeitende laden ihre Dienstwagen zu Hause – und schicken dann Stromrechnungen und Fotos von Zählerständen an die Buchhaltung. Spätestens dann wird eine faire Abrechnung kompliziert und frisst in allen beteiligten Abteilungen von Fuhrpark-Management bis zur Personalabteilung mehr Zeit als nötig.

An dieser Stelle ist es bereits sinnvoll, über eine automatisierte Abrechnung nachzudenken.

Aussehen könnte das wie folgt: Mitarbeitende nutzen ihre (eichrechtskonforme!) Wallbox mit einer Abrechnungssoftware (z.B. Monta). Diese erfasst den geladenen Strom auf die kWh genau und überträgt die Daten direkt an das Abrechnungssystem. So können Stromverbrauch und Kosten allen Mitarbeitenden direkt zugeordnet und auf der richtigen Kostenstelle verbucht (und natürlich erstattet) werden.  

Jetzt ist auch der Schritt zu Laden @work sinnvoll – besonders, wenn die Ladeinfrastruktur langfristig skaliert und für alle Mitarbeitenden oder auch für Externe („Laden @public“) geöffnet werden soll. Und warum auch nicht? Schließlich kann die Ladeinfrastruktur herrlich für euer Unternehmen arbeiten und als weitere Einnahmequelle dienen.

Mit einer Abrechnungslösung können nun auch die Ladestationen für den Rest des Unternehmens geöffnet werden. Mit RFID-Karten kann dein Unternehmen Mitarbeitenden Laden zu einem attraktiveren Tarif als beim öffentlichem Laden bieten, ohne dabei den Überblick über Ausgaben zu verlieren. Über Roaming-Karten können Mitarbeitende oder auch Gäste direkt abgerechnet werden – so verschwimmen Ausgaben für Dienstwagen und Privatwagen gar nicht erst und geschäftliche und private Kosten bleiben sauber getrennt.

Über eine Abrechnungssoftware wie Monta lässt sich nachvollziehen, wie viel kWh auf welches Ladekonto gingen. Das Reporting lässt sich auf Basis der Ladedaten und dank Multi-Mandanten-Fähigkeit so z.B. direkt auf die jeweiligen Kostenstellen aufteilen.

Übrigens: Diese Abrechnungsmöglichkeit besteht mit dem richtigen Partner auch über verschiedene Firmenstandorte hinweg!

1. Unterschiedliche Nutzergruppen erstellen: z.B. nach Mitarbeitenden oder konkreten Fahrzeugen.
2. Ladepunkte in Software zuordnen und verwalten: Gewisse Ladepunkte könnten etwa für bestimmte Nutzergruppen freigegeben oder gesperrt werden (Unternehmensflotte vs. Externe).
3. Ladevorgänge und Nutzungsdaten erfassen: Alle Ladevorgänge werden mit Ladezeit, kWh, Ladegeschwindigkeit und -dauer erfasst, über RFID-Karten Nutzenden zugeordnet und automatisch auf Basis der Nutzergruppe detailliert und transparent abgerechnet.
4. Reporting und Monitoring: Ladedaten können in Echtzeit überwacht und individuell oder nach Abteilungen und Nutzergruppen ausgewertet werden.
5. Abrechnung und Compliance: Je nach Software besteht die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten direkt in Finanz- und ERP-Systeme zu integrieren, um Abrechnungen und Zahlungen automatisch zu verarbeiten. Zudem unterstützt eine Abrechnungssoftware dabei, die erforderlichen Steuersätze automatisch anzuwenden und Abrechnung entsprechend gesetzlicher Vorschriften auszustellen.

Die Verwendung von Abrechnungslösungen hat für Unternehmen viele Vorteile – und vermeidet Zusatzarbeit im Fuhrpark-Management. Konsultiert man verschiedene Case Studies, Whitepaper und Branchenberichte, lässt sich eine deutliche Tendenz erkennen. Von diesen Verbesserungen berichten Unternehmen, die bereits auf eine automatisierte Abrechnung ihrer Ladeinfrastruktur setzen:

• Durch die Automatisierung der Abrechnung kann der Aufwand für die Rechnungsstellung und Verwaltung enorm reduziert werden – je nach Anzahl der Ladepunkte und Nutzergruppen.
• Die Fehlerquote bei der Abrechnung verringert sich – und somit auch der Zeitaufwand für Korrekturen.
• Der Aufwand für das Erstellen und Prüfen von Abrechnungsberichten reduziert sich ebenfalls.

Fest steht: Die Abrechnung von Ladevorgängen in Unternehmen muss klar, transparent und effizient gestaltet werden, besonders wenn unterschiedliche Nutzergruppen (Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten) beteiligt sind.

Moderne Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, diese Herausforderung mit benutzerfreundlichen und flexiblen Abrechnungslösungen zu meistern und so Mehrarbeit bei Fuhrpark-Management, Buchhaltung und Personalabteilung zu verhindern.