FAQ zum charge&bill Abrechnungsportal

1. Einführung

2. Fragen zum charge&bill Abrechnungsportal allgemein

• Was ist das charge&bill  Abrechnungsportal?

  Das charge&bill Abrechnungsportal erfüllt alle wesentlichen Anforderungen für die Abrechnungsbedürfnisse von Firmenflotten. Es ermöglicht eine einfache Abrechnung von Ladevorgängen mit minimalem Aufwand. Dabei erhalten alle Nutzer:innen individuelle Zugänge zur Aktivierung und Verwaltung ihrer Abrechnungsdaten und Ladekarten (RFID-Karten). Arbeitgeber:innen haben die Möglichkeit, alle Ladepunkte (@work und @home) ihres Unternehmens zu managen, Tarife selbst zu wählen, RFID-Karten zu verwalten und Stationen zu veröffentlichen.

• Benötige ich eine eichrechtskonforme Ladestation?

  Eichrechtskonformität wird verlangt, sollten Sie die Ladestation veröffentlichen wollen. Stellen Sie die Ladestation Ihren Nutzer:innen lediglich für das Laden der Dienstfahrzeuge zur Verfügung, muss die Ladestation nicht zwingend eichrechtskonform sein.

• Was passiert, wenn Nutzer:innen die RFID-Karte verlieren?

  Sollten Nutzer:innen eine RFID-Karte verloren haben, melden Sie dies bei uns. Im ersten Schritt werden wir die verloren gegangene RFID-Karte deaktivieren. Anschließend senden wir Ihnen gegen eine Bearbeitungsgebühr eine neue RFID-Karte zu, welche dem bestehenden Account hinzugefügt wird.

• Welche Zahlungsmethoden werden im charge&bill Abrechnungsportal angeboten?

  Bezahlaufträge können aktuell mittels Rechnung und Überweisung getätigt werden. Eine Überweisung mittels SEPA-Lastschriftmandat ist in Planung.

• Wie werden meine Daten behandelt?

  Wir nehmen Ihre Privatsphäre sehr ernst. Klicken Sie auf https://www.mobilityhouse.com/de_de/datenschutz, um unsere Datenschutzrichtlinie zu lesen.

3. Fragen zu @work

3.1. FAQ @work für Arbeitgeber:innen

• Welche Autos dürfen an einer Ladestation am Arbeitsplatz aufgeladen werden?

  Grundsätzlich dürfen alle Dienstfahrzeuge an den Ladestationen aufgeladen werden. Darüber hinaus kann der/ die Arbeitgeber:in entscheiden, ob die Ladestationen auch für die privaten Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden sollen. Kontaktieren Sie hierzu bitte Ihre/n Arbeitgeber:in.

• Erhalten alle (Ladestations-) Nutzer:innen einen eigenen Account, über welchen sie ihre Ladevorgänge einsehen können?

  Für einen abzurechnenden Dienstwagen erhalten (Ladestations-) Nutzer:innen eine eigene Ladekarte für das Dienstfahrzeug, jedoch keinen eigenen Account, da sie am Arbeitsplatz kostenlos laden. (Ladestations-) Nutzer:innen, die ihre privaten Fahrzeuge am Arbeitsplatz laden möchten, erhalten eine RFID-Karte und einen eigenen Account im ChargePilot Abrechnungsportal. Dieser dient als Grundlage zur Rechnungsstellung.

• Wie kann ich weitere Konten für die (Ladestations-) Nutzer:innen erstellen?

  Die jeweiligen (Ladestations-) Nutzer:innen erstellen sich selbstständig eigene Accounts. Eine Anleitung hierfür erhalten sie bei Ausgabe der RFID-Karte.

• Was bedeutet es eine Ladestation zu „veröffentlichen“?

  Sie können im ChargePilot Abrechnungsportal die einzelnen Ladestationen unter dem Reiter “Ladestationen” auswählen. Der Reiter “Ladeoptionen” bietet die folgenden Möglichkeiten:

  „Öffentliches Laden“: Mit dieser Einstellung ist die Ladestation für Nutzer*innen mit RFID-Karte (bspw. Mitarbeiter*innen mit Privatfahrzeugen) öffentlich zugänglich.

  “Sichtbarkeit”: Möchten Sie darüber hinaus, dass Ihre Ladestationen in den Roamingnetzen angezeigt und Dritten gebührenpflichtig angeboten wird, setzen Sie hier einen Haken.

  Vergessen Sie nicht, den Vorgang durch das Speichern der Einstellungen abzuschließen.

• Wann und in welchen Abständen erhalte ich eine Rechnung über meine Ladevorgänge?

  Sie erhalten innerhalb der ersten 10 Tage jeden Monats eine konsolidierte Rechnung über alle Ladevorgänge. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

• Wann erhalte ich die Rechnung für das charge&bill Abrechnungsportal?

  Die Rechnung für das charge&bill Abrechnungsportal erhalten Sie zusammen mit der monatlichen Gesamtrechnung.

• Wie kann ich mich vor Betrug schützen? (bspw. (Ladestations-) Nutzer:in lädt mit einer Dienstwagenladekarte das private Fahrzeug?

  Bei der Ausgabe der Ladekarte unterzeichnen (Ladestations-) Nutzer:innen vertraglich festgelegte Bedingungen (AGB). Ein Missbrauch der Dienstwagenladekarte wird darin ausdrücklich untersagt. Verstößt ein/e (Ladestations-) Nutzer:in gegen die unterzeichneten Bedingungen, so macht er/sie sich rechtlich strafbar.

• Woher bekomme ich neue RFID-Karten für meine (Ladestations-) Nutzer*innen?

  Diese können Sie als Sammelbestellung via [email protected] anfordern.

3.2. FAQ @work für (Ladestations-) Nutzer:innen

• Welche Autos dürfen an einer Ladestation am Arbeitsplatz aufgeladen werden?

  Grundsätzlich dürfen alle Dienstfahrzeuge an den Ladestationen aufgeladen werden. Darüber hinaus kann der/ die Arbeitgeber:in entscheiden, ob die Ladestationen auch für die privaten Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden sollen. Kontaktieren Sie hierzu bitte Ihre/n Arbeitgeber:in.

• Ich habe meine Zugangsdaten für das Abrechnungsportal vergessen. Was kann ich tun?

  Wählen Sie im Login-Bereich unter der Passworteingabe die Option „Login Daten vergessen“. Sie erhalten anschließend eine E-Mail, über welche Sie ein neues Passwort vergeben können.

• Ich habe meine RFID-Karte verloren. Was kann ich tun?

  Bitte kontaktieren Sie hierzu [email protected], damit wir Ihre RFID-Karte sperren können. Anschließend können Sie über Ihre:n Arbeitgeber:in eine neue RFID-Karte beantragen.

• Wie aktiviere ich die RFID-Karte, die ich von meinem/ meiner Arbeitgeber:in / The Mobility House erhalten habe?

  Bitte registrieren Sie sich zunächst unter diesem Link, um sich einen eigenen Account im charge&bill Abrechnungsportal anzulegen. Anschließend müssen Sie noch Ihre Ladekarte aktivieren. Klicken Sie hierzu auf den Reiter “Karten” und wählen Sie hier das “+” aus. Sie werden nun durch den Aktivierungsvorgang geleitet. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Aktivierungsschritte finden Sie in diesem Video.

4. Fragen zu @home

4.1. FAQ @home für Arbeitgeber:innen

• Wer bestimmt die Höhe des Erstattungssatzes?

  Sie als Arbeitgeber:in bestimmen, in welcher Höhe Sie Ihren Nutzer:innen den privaten Ladestrom für die Dienstfahrzeuge erstatten möchten. Der gewünschte Betrag wird zu Beginn bei Ihnen abgefragt und initial für Sie eingestellt. Es besteht jedoch stets die Möglichkeit, diesen Erstattungssatz nachträglich anzupassen. Dies können Sie wie folgt vornehmen:

  Wählen Sie unter “Konten” den/die entsprechende/n Nutzer:in aus, für welche/n Sie den Erstattungssatz anpassen möchten. Klicken Sie im nächsten Schritt auf den Reiter “Rückerstattung”. Hier können Sie nun einen neuen Erstattungsbetrag eintragen und den Vorgang mit “Speichern” abschließen.

  Denken Sie jedoch daran, etwaige Änderung rechtzeitig an Ihre Nutzer/innen zu kommunizieren.

• Können Nutzer:innen ausschließlich Dienstwägen über die private Wallbox aufladen?

  Aktuell werden über das charge&bill Abrechnungsportal lediglich Dienstwägen abgerechnet. Zukünftig sollen Ihre Nutzer:innen jedoch auch die Möglichkeit haben, private Fahrzeuge aufladen und die Ladevorgänge über das charge&bill Abrechnungsportal einsehen zu können. Diese werden dann gesondert behandelt und nicht abgerechnet.

• Erhalten alle Nutzer:innen ein Firmen-Unterkonto, über das sie ihre privaten Daten und Zahlungen einsehen können?

  Alle Nutzer:innen, die ihren Dienstwagen zu Hause laden, erhalten einen eigenen Zugang zum Abrechnungsportal. Über diesen können Ihre Nutzer:innen alle privaten Ladevorgänge und ihre RFID-Karten einsehen.

• Wie kann ich weitere Unterkonten erstellen?

  Wenn Sie weitere Nutzer:innen für das Laden @home freischalten möchten, kontaktieren Sie uns gerne via [email protected]. Wir legen Ihnen gerne die entsprechenden Unterkonten an.

• Wer übernimmt die monatliche Abonnementsgebühr für die RFID-Karten meiner Nutzer:innen?

  Als Arbeitgeber:in tragen Sie die Kosten für die monatlichen Nutzergebühren Ihrer Nutzer:innen.

• Kann ich für einzelne Nutzer:innen auch eine monatliche, pauschale Gutschrift veranlassen?

  Diese Möglichkeit ist im charge&bill Abrechnungsportal nicht vorgesehen. Falls Sie einzelnen Nutzer:innen einen pauschalen Erstattungsbetrag einrichten möchten, können Sie dies firmenintern über Ihre Lohnbuchhaltung veranlassen.

• Wo kann ich die bisherigen Rechnungen und ausgezahlten Beträge meiner Nutzer:innen sehen?

  Rufen Sie hierzu im charge&bill Abrechnungsportal Ihr Konto auf. In der rechten oberen Ecke des Portals finden Sie Ihr Profil-Icon. Hier können alle bisherigen Rückerstattungszahlungen eingesehen werden.

• Zu welchem Zeitpunkt hat die Rückvergütung an meine Nutzer:innen zu erfolgen?

  Innerhalb der ersten 10 Tage jeden Monats erfolgt die automatisierte Abrechnung für Ihre Nutzer:innen. Ihre Nutzer:innen erhalten dann innerhalb von 30 Tagen die entsprechende Gutschrift auf ihr Bankkonto.

4.2. FAQ @home für (Ladestations-) Nutzer:innen

• Wie viel Cent pro Kilowattstunde Ladestrom bekomme ich von meinem/meiner Arbeitgeber:in erstattet?

  Dies ist abhängig vom Erstattungsbetrag, welchen Ihr/e Arbeitgeber:in für Sie festlegt. Im Zuge des Registrierungsprozesses erhalten Sie Auskunft über Ihren Erstattungsbetrag. Ihr/e Arbeitgeber:in kann Änderungen bzgl. der Höhe des Erstattungsbetrages vornehmen. Diese Änderungen muss er/sie Ihnen jedoch stets mitteilen.

• Ist auch ein pauschaler Erstattungsbetrag monatlich möglich?

  Das charge&bill Abrechnungssystem sieht eine auf Kilowattstunden genaue Rückvergütung des bezogenen Ladestroms vor. Sollten Sie und Ihr/e Arbeitgeber:in sich dennoch auf eine monatliche Pauschale verständigen, erfolgt diese Rückvergütung direkt über das Unternehmen.

• Welche Autos dürfen an meiner Wallbox aufgeladen werden?

  Vorerst ist das Laden und die Abrechnung an der Wallbox nur für Ihren Dienstwagen vorgesehen. Mit dem weiteren Ausbau des charge&bill Abrechnungsportals, werden Sie zukünftig jedoch auch Ihr privates Fahrzeug problemlos an der Wallbox laden und alle Vorgänge einsehen können.

• Wann erhalte ich die Gutschrift?

  Das Rechnungsziel für die Gutschrift beträgt 30 Tage mit Beginn des Monatsersten. Bereits in den ersten zehn Tagen jedes Monats, besteht für Sie die Möglichkeit, die Höhe des Erstattungsbetrags für den jeweiligen Vormonat einzusehen.

• Wo kann ich meine vergangenen Gutschriften und den Verbrauch einsehen?

  Alle Informationen rund um Ihren bisher bezogenen Ladestrom und dessen Rückvergütung finden Sie unter dem Reiter „Karten“ im Menü „Transaktionen“.

5. Fragen zu meiner Rechnung

• Wieso erhalte ich eine von The Mobility House erstellte Rechnung, welche auf ein niederländisches Konto verweist?

  Grund hierfür ist, dass The Mobility House alle Zahlungsvorgänge im charge&bill Abrechnungsportal in Kooperation mit einem niederländischen Abrechnungsdienstleister abwickelt.

• An wen kann ich mich bei Fragen zur Rechnung wenden?

  Bei Fragen zu Ihrer Rechnung können Sie sich stets gerne an [email protected] wenden.

• Auf meiner Rechnung sind nicht alle Ladevorgänge aufgeführt. Was kann ich tun?

  Bei fehlenden Ladevorgängen wenden Sie sich bitte an [email protected].

• In welchen Fällen wird eine MwSt. ausgewiesen?

  Eine MwSt. wird nur für öffentliche Ladevorgänge oder für Ladevorgänge von (Ladestations-) Nutzer:innen mit privatem Elektrofahrzeug ausgewiesen, sowie für die Abonnementgebühren.