FAQ zum ChargePilot Abrechnungsportal

Das ChargePilot Abrechnungsportal erfüllt alle wesentlichen Anforderungen für die Abrechnungsbedürfnisse von Firmenflotten. Es ermöglicht eine einfache Abrechnung von Ladevorgängen mit minimalem Aufwand. Dabei erhalten alle Nutzer*innen individuelle Zugänge zur Aktivierung und Verwaltung ihrer Abrechnungsdaten und Ladekarten (RFID-Karten). Arbeitgeber*innen haben die Möglichkeit, alle Ladepunkte (@work und @home) ihres Unternehmens zu managen, Tarife selbst zu wählen, RFID-Karten zu verwalten und Stationen zu veröffentlichen.

Eichrechtskonformität wird verlangt, sollten Sie die Ladestation veröffentlichen wollen. Stellen Sie die Ladestation Ihren Nutzer*innen lediglich für das Laden der Dienstfahrzeuge zur Verfügung, muss die Ladestation nicht zwingend eichrechtskonform sein.

Sollten Nutzer*innen eine RFID-Karte verloren haben, melden Sie dies bei uns. Im ersten Schritt werden wir die verloren gegangene RFID-Karte deaktivieren. Anschließend senden wir dem*der Nutzer*in gegen eine Bearbeitungsgebühr eine neue RFID-Karte zu, welche dem bestehenden Account hinzugefügt wird.

Bezahlaufträge können aktuell mittels Rechnung und Überweisung getätigt werden. Eine Überweisung mittels SEPA-Lastschriftmandat ist in Planung.

Wir nehmen Ihre Privatsphäre sehr ernst. Klicken Sie auf https://www.mobilityhouse.com/de_de/datenschutz, um unsere Datenschutzrichtlinie zu lesen.

Grundsätzlich dürfen alle Dienstfahrzeuge an den Ladestationen aufgeladen werden. Darüber hinaus kann der*die Arbeitgeber*in entscheiden, ob die Ladestationen auch für die privaten Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden sollen. Kontaktieren Sie hierzu bitte Ihre*n Arbeitgeber*in.

Für einen abzurechnenden Dienstwagen erhalten (Ladestations-) Nutzer*innen eine eigene Ladekarte für das Dienstfahrzeug, jedoch keinen eigenen Account, da sie am Arbeitsplatz kostenlos laden. (Ladestations-) Nutzer*innen, die ihre privaten Fahrzeuge am Arbeitsplatz laden möchten, erhalten eine RFID-Karte und einen eigenen Account im ChargePilot Abrechnungsportal. Dieser dient als Grundlage zur Rechnungsstellung.

Die jeweiligen (Ladestations-) Nutzer*innen erstellen sich selbstständig eigene Accounts. Eine Anleitung hierfür erhalten sie bei Ausgabe der RFID-Karte.

Sie können im ChargePilot Abrechnungsportal die einzelnen Ladestationen unter dem Reiter “Ladestationen” auswählen. Der Reiter “Ladeoptionen” bietet die folgenden Möglichkeiten:

„Öffentliches Laden“: Mit dieser Einstellung ist die Ladestation für Nutzer*innen mit RFID-Karte (bspw. Mitarbeiter*innen mit Privatfahrzeugen) öffentlich zugänglich.

“Sichtbarkeit”: Möchten Sie darüber hinaus, dass Ihre Ladestationen in den Roamingnetzen angezeigt und Dritten gebührenpflichtig angeboten wird, setzen Sie hier einen Haken.

Vergessen Sie nicht, den Vorgang durch das Speichern der Einstellungen abzuschließen.

Sie erhalten innerhalb der ersten 10 Tage jeden Monats eine konsolidierte Rechnung über alle Ladevorgänge. Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage.

Die Rechnung für das ChargePilot Abrechnungsportal erhalten Sie zusammen mit der monatlichen Gesamtrechnung.

Bei der Ausgabe der Ladekarte unterzeichnen (Ladestations-) Nutzer*innen vertraglich festgelegte Bedingungen (AGB). Ein Missbrauch der Dienstwagenladekarte wird darin ausdrücklich untersagt. Verstößt ein*eine (Ladestations-) Nutzer*in gegen die unterzeichneten Bedingungen, so macht er*sie sich rechtlich strafbar.

Diese können Sie als Sammelbestellung via [email protected] anfordern.

Grundsätzlich dürfen alle Dienstfahrzeuge an den Ladestationen aufgeladen werden. Darüber hinaus kann der*die Arbeitgeber*in entscheiden, ob die Ladestationen auch für die privaten Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden sollen. Kontaktieren Sie hierzu bitte Ihre*n Arbeitgeber*in.

Wählen Sie im Login-Bereich unter der Passworteingabe die Option „Login Daten vergessen“. Sie erhalten anschließend eine E-Mail, über welche Sie ein neues Passwort vergeben können.

Bitte kontaktieren Sie hierzu [email protected], damit wir Ihre RFID-Karte sperren können. Anschließend können Sie über Ihre*n Arbeitgeber*in eine neue RFID-Karte beantragen.

Bitte registrieren Sie sich zunächst unter diesem Link, um sich einen eigenen Account im ChargePilot Abrechnungsportal anzulegen. Anschließend müssen Sie noch Ihre Ladekarte aktivieren. Klicken Sie hierzu auf den Reiter “Karten” und wählen Sie hier das “+” aus. Sie werden nun durch den Aktivierungsvorgang geleitet. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Aktivierungsschritte finden Sie in diesem Video.

Sie als Arbeitgeber*in bestimmen, in welcher Höhe Sie Ihren Nutzer*innen den privaten Ladestrom für die Dienstfahrzeuge erstatten möchten. Der gewünschte Betrag wird zu Beginn bei Ihnen abgefragt und initial für Sie eingestellt. Es besteht jedoch stets die Möglichkeit, diesen Erstattungssatz nachträglich anzupassen. Dies können Sie wie folgt vornehmen:

Wählen Sie unter “Konten” den*die entsprechende*n Nutzer*in aus, für welche*n Sie den Erstattungssatz anpassen möchten. Klicken Sie im nächsten Schritt auf den Reiter “Rückerstattung”. Hier können Sie nun einen neuen Erstattungsbetrag eintragen und den Vorgang mit “Speichern” abschließen.

Denken Sie jedoch daran, etwaige Änderung rechtzeitig an Ihre Nutzer*innen zu kommunizieren.

Aktuell werden über das ChargePilot Abrechnungsportal lediglich Dienstwägen abgerechnet. Zukünftig sollen Ihre Nutzer*innen jedoch auch die Möglichkeit haben, private Fahrzeuge aufladen und die Ladevorgänge über das ChargePilot Abrechnungsportal einsehen zu können. Diese werden dann gesondert behandelt und nicht abgerechnet.

Alle Nutzer*innen, die ihren Dienstwagen zu Hause laden, erhalten einen eigenen Zugang zum Abrechnungsportal. Über diesen können Ihre Nutzer*innen alle privaten Ladevorgänge und ihre RFID-Karten einsehen.

Wenn Sie weitere Nutzer*innen für das Laden @home freischalten möchten, kontaktieren Sie uns gerne via [email protected]. Wir legen Ihnen gerne die entsprechenden Unterkonten an.

Als Arbeitgeber*in tragen Sie die Kosten für die monatlichen Nutzergebühren Ihrer Nutzer*innen.

Diese Möglichkeit ist im ChargePilot Abrechnungsportal nicht vorgesehen. Falls Sie einzelnen Nutzer*innen einen pauschalen Erstattungsbetrag einrichten möchten, können Sie dies firmenintern über Ihre Lohnbuchhaltung veranlassen.

Rufen Sie hierzu im ChargePilot Abrechnungsportal Ihr Konto auf. In der rechten oberen Ecke des Portals finden Sie Ihr Profil-Icon. Hier können alle bisherigen Rückerstattungszahlungen eingesehen werden.

Innerhalb der ersten 10 Tage jeden Monats erfolgt die automatisierte Abrechnung für Ihre Nutzer*innen. Ihre Nutzer*innen erhalten dann innerhalb von 30 Tagen die entsprechende Gutschrift auf ihr Bankkonto.

Dies ist abhängig vom Erstattungsbetrag, welchen Ihr*e Arbeitgeber*in für Sie festlegt. Im Zuge des Registrierungsprozesses erhalten Sie Auskunft über Ihren Erstattungsbetrag. Ihr*e Arbeitgeber*in kann Änderungen bzgl. der Höhe des Erstattungsbetrages vornehmen. Diese Änderungen muss er*sie Ihnen jedoch stets mitteilen.

Das ChargePilot Abrechnungssystem sieht eine auf Kilowattstunden genaue Rückvergütung des bezogenen Ladestroms vor. Sollten Sie und Ihr*e Arbeitgeber*in sich dennoch auf eine monatliche Pauschale verständigen, erfolgt diese Rückvergütung direkt über das Unternehmen.

Vorerst ist das Laden und die Abrechnung an der Wallbox nur für Ihren Dienstwagen vorgesehen. Mit dem weiteren Ausbau des ChargePilot Abrechnungsportals, werden Sie zukünftig jedoch auch Ihr privates Fahrzeug problemlos an der Wallbox laden und alle Vorgänge einsehen können.

Das Rechnungsziel für die Gutschrift beträgt 30 Tage mit Beginn des Monatsersten. Bereits in den ersten zehn Tagen jedes Monats, besteht für Sie die Möglichkeit, die Höhe des Erstattungsbetrags für den jeweiligen Vormonat einzusehen.

Alle Informationen rund um Ihren bisher bezogenen Ladestrom und dessen Rückvergütung finden Sie unter dem Reiter „Karten“ im Menü „Transaktionen“.

Grund hierfür ist, dass The Mobility House alle Zahlungsvorgänge im ChargePilot Abrechnungsportal in Kooperation mit einem niederländischen Abrechnungsdienstleister abwickelt.

Bei Fragen zu Ihrer Rechnung können Sie sich stets gerne an [email protected].

Bei fehlenden Ladevorgängen wenden Sie sich bitte an [email protected].

Eine MwSt. wird nur für öffentliche Ladevorgänge oder für Ladevorgänge von (Ladestations-) Nutzer*innen mit privatem Elektrofahrzeug ausgewiesen, sowie für die Abonnementgebühren.